フェイシャルエステでは、来店ごとの肌の状態、本人の希望、施術内容、使用商材、ホームケアの提案内容を引き継ぐことが重要です。紙の記録とスマホ内の写真が分散していると、前回との差を確認するだけでも時間がかかります。
電子カルテは単に紙をデジタル化するためのツールではありません。カウンセリングの質を保ち、次回提案の根拠を整理する仕組みとして設計すると効果的です。
この記事でわかること
- 電子カルテに残すべき基本項目
- 写真・同意書を安全に管理するための注意点
- 紙カルテから移行する際の優先順位
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フェイシャルカルテで記録したい内容
カルテは施術前・施術中・施術後に分けると、入力漏れを防ぎやすくなります。たとえば肌の乾燥感はお客様の自己申告として記録し、施術者が確認した所見と混同しないようにします。
肌状態の表現や商品の適否に医療上の診断を含めないよう注意し、サロンの提供範囲に合った記録項目にしましょう。
- 施術前：相談内容、気になる点、希望、注意事項
- 施術中：メニュー、使用商材、施術範囲、施術時間
- 施術後：本人の感想、ホームケア提案、次回確認事項
施術写真は撮影条件を統一する
比較写真を使う場合、撮影位置・照明・距離・表情・画角を一定にしないと、施術以外の条件差が大きくなります。「同じ角度で撮った」だけでは比較資料として不十分です。
記録目的で撮影することへの説明と、広告やSNSへ掲載することへの同意は分けて管理してください。撮影を希望しないお客様が不利益を受けない運用も重要です。
- 撮影目的と保存先を明示する
- 背景・照明・距離を統一する
- 公開利用の同意を別に取得する
- 不要なデータの保存期間を決める
電子同意書・個人情報管理で気を付けること
同意書は、施術の説明と顧客情報の利用目的を分かりやすく分けて記載するのが基本です。病歴など要配慮個人情報に該当する内容を取得する場合は、原則として本人の同意が必要です。
保存先だけでなく、閲覧権限・退職者のアカウント削除・端末紛失時の対応・バックアップ方法も運用開始前に決めます。
- 同意の対象と取得日時が分かるようにする
- スタッフごとに閲覧権限を見直す
- 共有端末には画面ロックを設定する
- 個人情報の削除・訂正の問い合わせ窓口を決める
紙カルテから移行する現実的な順番
一度に全履歴を入力し直す必要はありません。まず新規のお客様から電子入力に切り替え、既存のお客様は再来店時に重要事項を移す方式が現実的です。
過去の紙カルテを画像として保存する場合も、検索に必要な氏名・来店日・注意事項などの主要項目は文字で残すと業務に活用しやすくなります。
- 入力項目と同意文面を整理
- 新規顧客から電子カルテに切替
- 既存顧客は来店時に必要情報を移行
- 写真・同意・権限設定を点検
フェイシャル電子カルテの記録設計
| 区分 | 主な項目 |
|---|---|
| 基本情報 | 氏名・連絡方法・来店履歴 |
| カウンセリング | 希望・自己申告の肌悩み・注意事項 |
| 施術記録 | 実施メニュー・使用商材・所要時間 |
| 写真 | 撮影日・撮影条件・同意状況 |
| 次回提案 | 前回の変化・次回の確認事項 |
※自店のメニュー構成や運用条件に合わせて調整してください。
よくある質問（FAQ）
Q. 写真は必ず撮影した方がよいですか？
A. 必須ではありません。比較や記録の目的を説明し、お客様の意向に応じて運用してください。
Q. 電子カルテを導入すれば紙はすぐ廃棄できますか？
A. 契約や保存に関する義務、移行データの欠損がないかなどを確認してから判断します。
Q. カルテと予約情報を別システムで持っても問題ないですか？
A. 可能ですが、氏名の表記揺れ・重複登録・履歴検索に手間がかかる場合があります。一元化のメリットも検討してください。
Bellaviaで予約・顧客管理をまとめる
Bellaviaでは予約情報と電子カルテ、Web問診、施術写真管理を組み合わせて運用できます。サロン独自のカルテ項目や業務フローへの対応は、実際の帳票・記録内容を確認したうえで相談できます。なお、取り扱う情報や利用機能に応じてプラン条件をご確認ください。
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